2025.04.30 オフィス移転 オフィスレイアウト設計 新築・移転・リニューアル前にすべきオフィスの整理整頓のポイント

オフィスの新築、移転・引越し、リニューアルに伴い、書類や備品を整理しようと考える企業は多くあります。しかし、実際には「社員に声をかけても整理が進まない」「時間が足りず、新しいオフィスにすべて持ち込んでしまった」といった声をよく聞きます。
また、一時的に物が減ったとしても、1年後には元に戻ってしまうことも少なくありません。今回は、オフィスの新築、移転・引越し、リニューアル時に取り組むべき整理整頓のポイントを紹介します。

オフィス整理整頓のメリット

業務効率の向上

不要な書類が減ることで、必要な情報へのアクセスがスムーズになります。その結果、業務の効率が向上します。また、オフィスの動線が最適化され、社員同士のコミュニケーションや作業の流れもスムーズになります。

コスト削減

整理整頓を行うことで不要な書類を処分し、無駄なスペースを省くことができます。その結果、既存のオフィスレイアウトを有効に活用することで移転が不要になり、移転にかかるコストを節約することができることもあります。

快適な職場環境の実現

整理されたオフィスは視覚的にすっきりし、社員の集中力やモチベーションの向上につながります。物が少ない空間は清潔感を生み、その状態を維持する文化を根付かせ、企業の価値向上にも貢献します。

オフィスの新築、移転、リニューアル時に検討すべき整理整頓のポイント

整理整頓のきっかけとして活用する

オフィスの新築、移転、リニューアルは、普段後回しにされがちな整理整頓に取り組む絶好のタイミングです。社員全員が環境の変化を意識している時期なので、整理整頓への意識も高まりやすく、全社的な取り組みがしやすくなります。
この機会を活かして、単に「物を減らす」だけでなく、業務効率化を目指した整理整頓を進めることが重要です。不要な物を手放し、必要な物を適切に配置することで、業務効率や情報の流れも改善されます。

プロジェクトの目的を明確にする

目的が明確であれば、理想のオフィスを実現するという共通認識のもとで、スムーズに取り組みを進めることができます。
整理整頓の目的としては、スペース削減、検索性の向上、働きやすさの改善などがあります。これらのメリットを事前に全社員に共有することで、スムーズに進めることができます。目標が明確であれば、多少の反対意見が出ても、「会社全体の方針」として進めることができ、整理整頓を推進しやすくなります

責任者を決める

整理整頓を現場任せにすると、「誰が判断するのか分からない」「迷ってそのまま放置される」といった状況になりやすくなります。そのため、各部署やフロアごとに整理整頓の責任者を決めることが大切です。

責任者は、物を残すか廃棄するかの最終判断を行うだけでなく、進捗管理や社員への周知・声かけなども担います。責任者が明確であれば、作業が停滞せず、効率よく進めることができます。

目標を設定する

目標がなければ、整理整頓がどこまで進めばよいのか分からず、曖昧な作業になってしまいます。オフィスの広さや収納スペースには限りがあるため、「何をどれだけ減らすのか」という目標を設定しておくことで、現場の判断がしやすくなります。代表的な目標設定方法は以下の2つです。

・ファイルメーター（fm）での目標設定
ファイルメーター（fm）は、書類の厚みを数値で表す単位で、1fm＝1メートル分の書類を指します。一般的に、1人当たり2fmが目安とされています。「書類は1人2fmまで」といった目標を設定することで、社員が理解しやすく、整理が進みやすくなります。また、部署ごとの進捗も比較しやすくなります。

・収納スペースでの目標設定
新オフィスで確保できる収納スペースを基準に、「この棚に収められる分まで整理してください」といった指示方法です。視覚的にわかりやすく、実行しやすいため、社員の意識が高まり、整理が進みやすくなります。

整理整頓の進め方を理解する

整理整頓が進まない原因の一つは、「何から手をつければよいか分からない」という現場の戸惑いです。特に書類整理では、「廃棄」「電子化」「外部保管」「オフィス保管」の4つに分類して整理することが基本です。

これらを使い分けることで、書類を効率的に削減できます。過去の実績においては、整理整頓を行ってこなかった部署が整理整頓を進めることで、約8割の書類を削減したケースもあります。まずは廃棄から始めるだけでも、効果が期待できます。

整理整頓の基準を設ける

「何を残して、何を捨てるのか」の判断に迷うと、整理整頓は進みません。そのため、会社全体で共通の判断基準を決めておくことが重要です。主に以下の2つのアプローチがあります。

・廃棄する基準を決める

例えば「3年以上使っていない書類は廃棄する」といった基準を設け、捨てるべき物を明確にします。この方法は過去の使用状況を基に判断できるため、実行しやすくなります。

・残す物を決め、それ以外を捨てる
「現在進行中の案件」や「法的に保管義務のある書類」など、本当に必要な物をリストアップし、それ以外を処分します。これにより優先順位が明確になり、整理が進みやすくなります。

整理整頓を行う期日を設定する

「時間があるときにやろう」と考えていては、整理整頓は進みません。新築、移転・引越し、リニューアルのスケジュールに合わせて、実施日や完了日を設定することが重要です。

さらに、部署ごとやエリアごとに段階的な期日を設定することで、作業の分散と負担軽減が図れます。進捗を管理するためのチェックリストや進捗表を活用し、定期的に状況を確認・フォローする体制を作ることが、整理整頓成功の鍵となります。

神戸オフィスづくり.comについて

我々、神戸オフィスづくり.comは、兵庫県神戸市で昭和38年に創業し、50年以上にわたりオフィスづくりのお手伝いをしています。私たちは、オフィス内装工事やオフィスレイアウト設計、オフィス移転、 パーテーション工事、OAフロア工事など、オフィスづくりに一括対応しています。

オフィスの工事であればオフィス移転に関する解決方法の模索から業者の選定、施工まで一括で臨機応変に対応することが可能です。オフィスに関することで何かお悩みのある方はお気軽にご相談ください。

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